OnePX

Skłodowskiej - Curie 37

85-733, Bydgoszcz

OnePX

Chaos prowadzi do błędów. Trudno spierać się ze stwierdzeniem, że profesjonalna firma powinna dbać o porządek na każdym polu, zwłaszcza w zgromadzonej dokumentacji. Dziś przyglądamy się bliżej czynności porządkowania firmowych akt.

Co nam grozi, jeśli nie zatroszczmy się o odpowiednie porządkowanie dokumentów?

Nie ma znaczenia, czy prowadzimy dużą firmę, czy niewielkie biuro. Chaos w dokumentacji negatywnie odbije się na pracy w każdym z tych miejsc. Brak wdrożenia zasad archiwizacji to nie tylko codzienna irytacja, ale też narażanie się na niepotrzebne kary.

Na początku skupmy się na kwestii nazewnictwa. Określenie "porządkowanie" można w końcu odnieść do bardzo wielu działań. Warto znać różnicę między porządkowaniem a archiwizacją. Ten drugi typ działań to nie tylko zwykłe uporządkowanie akt. To cały złożony proces, w którym specjaliści posługują się określonymi, uniwersalnymi zasadami. Ich celem jest stworzenie funkcjonalnego archiwum, ułatwiającego codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Pamiętajmy, że archiwizacja dokumentów i inne działania związane z ich porządkowaniem to nie tylko lepsza organizacja pracy biura. To prawda, że sensownie skonstruowane archiwum pozwala szybciej wyszukiwać dokumenty i zapobiega niepotrzebnym przestojom w pracy. Jeśli chodzi jednak o respektowanie obowiązującego prawa, ważniejsza jest inna rola archiwizacji - pomoc w przestrzeganiu RODO oraz przepisów krajowych.

Profesjonalne porządkowanie dokumentów, czyli wpływ archiwizacji na przestrzeganie przepisów.

Uporządkowanie dokumenty to:

1. większa kontrola nad zbiorami
   To pozwala zapobiec zagubieniom. Nawet jeśli akta z jakiegoś powodu się zapodzieją, dużo szybciej dowiemy się o tym problemie, jeśli dokumentacja będzie uporządkowana.

2. większa kontrola nad procesami
   Jednym z obowiązków przedsiębiorstwa jest terminowe niszczenie dokumentów. Jeśli akta nie będą uporządkowanie, nie ma mowy o przestrzeganiu okresów przechowywania.

3. przestrzeganie RODO
   Porządek w dokumentacji wyraża poważne podejście do ochrony danych osobowych, którymi administruje nasze przedsiębiorstwo. Nigdy nie będziemy cieszyć się pewnością, że informacje o naszych klientach są właściwie strzeżone, jeśli nie do końca panujemy nad zgromadzonymi zbiorami.

Jak zadbać o właściwe uporządkowanie dokumentów?

Samodzielna archiwizacja to nierzadko twardy orzech do zgryzienia. Trzeba dysponować kompetencjami z dziedziny archiwizacji, wiedzieć, jakie oznaczenia zastosować oraz na jakiej postawie poszczególne dokumenty zakwalifikować do właściwych kategorii. Jak łatwo się domyślić - bez dobrego przygotowania będzie to niezwykle żmudny proces. Trudno też oczekiwać, że zakończy się sukcesem. Z pomocą przychodzą tacy usługodawcy jak np. Rhenus Data Office Polska. Porządkowanie dokumentacji przez specjalistów to idealny sposób na zaoszczędzenie miejsca, zwiększenie codziennego komfortu pracy oraz świadomość, że mamy pełny nadzór nad zgromadzonymi aktami.

Źródło: Rhenus-data.pl